Od 1 stycznia 2022 roku podatnicy mają możliwość wystawiania faktur ustrukturyzowanych za pośrednictwem systemu teleinformatycznego tzw. Krajowego Systemu e-Faktur w skrócie KSeF. Obecnie KSeF funkcjonuje jako jedna z trzech form wystawia dokumentów transakcji. Obok tradycyjnej faktury papierowej, przekazywanej pocztą lub jako skan drogą mailową oraz e-Faktury, czyli faktury w formie elektronicznej, wystawianej i przekazywanej w dowolnym rodzaju pliku.
Ministerstwo Finansów zaproponowało dobrowolne przystąpienie przedsiębiorców do platformy KSeF. Od stycznia 2022 roku do końca czerwca 2024 roku korzystanie z Krajowego Systemu e-Faktur jest dobrowolne. Obowiązek przystąpienia do systemu ma wejść w życie od:
- 1 lipca 2024 roku - dla czynnych podatników VAT,
- 1 stycznia 2025 roku - dla podatników zwolnionych podmiotowo oraz przedmiotowo z VAT w zakresie wystawiania faktur.
KSeF to ogólnopolski system, którego celem jest pośredniczenie w wystawianiu, otrzymywaniu oraz przechowywaniu faktur ustrukturyzowanych.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) jest platformą komputerową, która umożliwia generowanie i udostępnianie faktur ustrukturyzowanych. Działanie systemu KSeF polega na centralizacji procesu rejestracji faktur w obrocie gospodarczym poprzez skierowanie ich do jednego centralnego miejsca. W KSeF systemy fakturowania i księgowości są połączone umożliwiając przesyłanie faktur sprzedaży przez ten system. System KSeF posiada również ważną funkcję zarządzania uprawnieniami zapewniając odpowiednie zabezpieczenia dostępu do danych.
Krajowy System e-Faktur (KSeF) umożliwia wystawianie faktur ustrukturyzowanych w formacie XML za pomocą zintegrowanego oprogramowania finansowo-księgowego. System KSeF sprawdza, czy dokument jest zgodny ze standardem (właściwy schemat XML faktury) i nadaje mu unikalny numer. Wystawca otrzymuje urzędowe poświadczenie odbioru (UPO). Odbiorca faktury uzyskuje dostęp do niej poprzez uwierzytelnienie się w KSeF lub podanie określonych danych dotyczących faktury (tzw. dostęp anonimowy).
Poza wystawianiem, przesyłaniem i otrzymywaniem faktur ustrukturyzowanych KSeF posiada również funkcje ich przechowywania, oznaczania numerem identyfikującym przydzielonym przez ten system oraz weryfikowania zgodności z określonym wzorem takiej faktury. Dodatkowo system służy do analizy i kontroli danych z faktur ustrukturyzowanych oraz wysyłki komunikatów dotyczących wystawienia, odrzucenia albo braku możliwości wystawienia faktury ustrukturyzowanej.
Przystąpienie do Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF) jest aktualnie dobrowolne, wprowadzenie go jako rozwiązania obligatoryjnego nastąpi od lipca 2024 r. dla pierwszych podatników. Aby dołączyć do KSeF, konieczne jest posiadanie kwalifikowanego podpisu elektronicznego lub kwalifikowanej pieczęci elektronicznej, podpisu zaufanego albo wygenerowanego przez Krajowy System e-Faktur token. Wówczas wejście do systemu KSeF odbywa się po raz pierwszy na stronie rządowej - Krajowy System e-Faktur (KSeF).
Otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur wymaga akceptacji odbiorcy faktury. Wyrażenie zgody na ich otrzymywanie powinno odbywać się na identycznych zasadach jakie obowiązują dla faktur elektronicznych. Sposób wyrażenia akceptacji nie jest precyzyjnie określony w przepisach i pozostawia odbiorcy dowolność. Standardowo wszelkie wskazywanie zgód odbywa się np. mailowo czy poprzez akceptacje regulaminu fakturowania dostawcy. W sytuacji, gdy odbiorca faktury ustrukturyzowanej nie wyrazi zgody na jej otrzymanie przy użyciu KSeF, wystawca zachowa prawo do wystawienia faktury ustrukturyzowanej w systemie, a wystawioną w ten sposób fakturę będzie zobowiązany przekazać odbiorcy w inny uzgodniony z nim sposób. Taka faktura będzie mogła być przekazana w postaci elektronicznej lub papierowej. Zachowa ona walor faktury ustrukturyzowanej, ponieważ będzie posiadała jej ustawowe cechy (numer identyfikacji w systemie KSeF).
Każdy podatnik poprzez indywidualne konto w systemie KSeF będzie mógł wystawić fakturę ustrukturyzowaną z wykorzystaniem wzoru zamieszczonego na elektronicznej platformie usług administracji publicznej.
Wymagana będzie autoryzacja danej osoby w systemie.
Faktury będą przygotowywane bezpośrednio w programach finansowo-księgowych podatnika oraz przesyłane do systemu poprzez API; w tym celu konieczne będzie uwierzytelnienie się podatnika w systemie.
Po uwierzytelnieniu podatnik będzie mógł korzystać z KSeF w zakresie przeglądania, wystawiana i otrzymania faktur ustrukturyzowanych, a także będzie mógł przesłać w formacie XML lub przekonwertować do PDF dowolną fakturę lub paczkę faktur.
Faktury ustrukturyzowane będą sporządzane (przygotowywane) przez podatnika w lokalnych lub chmurowych systemach finansowo-księgowych według wzoru udostępnionego przez ministra właściwego do spraw finansów publicznych. Po przesłaniu faktury, KSeF zweryfikuje jej zgodność ze wzorem i w następstwie pozytywnej weryfikacji, przydzieli jej numer identyfikujący w systemie z oznaczeniem daty i czasu; numer taki będzie miał charakter systemowy i nie należy go utożsamiać z numerem stanowiącym element faktury, (art. 106e ust. 1 pkt 2 ustawy o VAT).
W dniu przydzielenia fakturze ustrukturyzowanej przez system numeru identyfikującego tę fakturę, będzie ona uznawana za otrzymaną, z wyłączeniem tych sytuacji, w których nabywca nie wyraził akceptacji na otrzymywanie faktur ustrukturyzowanych w KSeF.
Datą wystawienia faktury po przejściu pozytywnej weryfikacji w systemie KSeF będzie data jej przesłania przez wystawcę do systemu.
Faktura ustrukturyzowana będzie mogła być korygowana jedynie w postaci faktury ustrukturyzowanej (tj. wystawionej za pośrednictwem KSeF).
Za pomocą KSeF nie będzie można do faktur ustrukturyzowanych wystawiać i przesyłać not korygujących w postaci ustrukturyzowanej.
Do faktur ustrukturyzowanych nie będą miały zastosowania przepisy regulujące zasady wystawiania duplikatów faktur (art. 106I ustawy o VAT), faktury będą w systemie przechowywane przez 10 lat.
Wprowadzenie KSeF ma na celu doprowadzić do przesyłania dokumentów zakupu wyłącznie drogą elektroniczną i w ustalonej odgórnie formie. Jednak faktury papierowe nie znikną, ale z czasem będzie ich coraz mniej, ponieważ z KSeF zostaną wyłączone m.in.: faktury konsumenckie (tzw. B2C), bilety uznawane są za faktury w tym paragony na autostradach płatnych.
na podstawie www.podatki.gov.pl
opracowała Krystyna Laskowska