Podatnicy VAT, którzy składają deklaracje VAT-7 lub VAT-7K, od 1 stycznia 2018 r. będą mieć obowiązek prowadzenia elektronicznej ewidencji VAT. Swój rejestr sprzedaży i zakupów VAT będą przesyłać do resortu finansów jako Jednolity Plik Kontrolny (JPK_VAT) dla potrzeb VAT. Od 2018 r. obowiązek przekazywania JPK_VAT bez wezwania organu podatkowego będzie dotyczyć wszystkich grup podatników VAT.
JPK_VAT wszedł w życie 1 lipca 2016 r. w odniesieniu do tzw. dużych przedsiębiorców. Od dnia 1 stycznia 2017 r. zobowiązani do przesyłania JPK_VAT zostali średni i mali przedsiębiorcy.
Mikroprzedsiębiorcy - jako ostatnia grupa mają obowiązek przesyłania JPK_VAT począwszy od dnia 1 stycznia 2018 r. Nowy obowiązek dotyczy mikroprzedsiębiorów, którzy są podatnikami VAT i składają deklaracje VAT-7 lub VAT-7K, a ich obroty nie przekroczyły 2 mln euro i zatrudniają mniej niż 10 osób.
Definicja mikroprzędsiebiorcy
Zgodnie z art. 104 ustawy o swobodzie działalności gospodarczej, mikroprzedsiębiorca to przedsiębiorca, który w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych:
1) zatrudniał średniorocznie mniej niż 10 pracowników oraz
2) osiągnął roczny obrót netto ze sprzedaży towarów, wyrobów i usług oraz operacji finansowych nieprzekraczający równowartości w złotych 2 milionów euro, lub sumy aktywów jego bilansu sporządzonego na koniec jednego z tych lat nie przekroczyły równowartości w złotych 2 milionów euro.
Zaliczenie danego podmiotu do właściwej kategorii (małego, średniego lub mikroprzędsiębiorcy) zależy od łącznego spełnienia dwóch warunków: średniorocznego zatrudnienia oraz przynajmniej jednego z kryteriów finansowych (rocznego obrotu netto lub sumy aktywów) w co najmniej jednym z dwóch ostatnich lat obrotowych.
Pliku JPK_VAT nie muszą składać podatnicy, którzy wykonują wyłącznie czynności zwolnione od podatku od towarów i usług, wskazane w ustawie o VAT.
Podatnicy VAT, prowadzący księgi podatkowe przy użyciu programów komputerowych, mają obowiązek przekazywać (bez wezwania organu podatkowego) - informacje o ewidencji VAT w formie JPK. Informacje przesyła się za okresy miesięczne w terminie do 25 dnia miesiąca następującego po każdym kolejnym miesiącu.
Księgi podatkowe prowadzone z wykorzystaniem programów biurowych, w tym arkuszy kalkulacyjnych (np. Excel) uznawane są za prowadzone przy użyciu programów komputerowych. Podmioty prowadzące księgi podatkowe przy użyciu arkuszy kalkulacyjnych są obowiązane do comiesięcznego przekazywania za pomocą środków komunikacji elektronicznej JPK_VAT.
Dane prezentowane w JPK_VAT. Ewidencja VAT.
JPK_VAT składa się z danych identyfikujących podatnika i właściwy urząd skarbowy (np. NIP, REGON, kod urzędu skarbowego) oraz danych, które dotyczą dokumentów sprzedażowych i zakupowych. JPK_VAT odzwierciedla dane zawarte w ewidencji zakupu i sprzedaży. Dane wykazane w JPK_VAT powinny być zgodne z danymi ujętymi w deklaracji VAT.
Podatnicy, z wyjątkiem podatników wykonujących wyłącznie czynności zwolnione od podatku obowiązani są prowadzić ewidencję zawierającą dane niezbędne do prawidłowego sporządzenia deklaracji podatkowej. Ewidencja powinna zawierać w szczególności dane niezbędne o określenia przedmiotu i podstawy opodatkowania, wysokości kwoty podatku
należnego, korekt podatku należnego, kwoty podatku naliczonego obniżającej kwotę podatku
należnego, korekt podatku naliczonego, kwoty podatku podlegającej wpłacie do urzędu
skarbowego lub zwrotowi z tego urzędu, a także inne dane służące identyfikacji poszczególnych transakcji, w tym numer, za pomocą którego kontrahent jest zidentyfikowany na potrzeby podatku lub podatku od wartości dodanej. ( Art. 109 ust. 3 ustawy o podatku od towarów i usług)
Podatnik, który sam rozlicza podatek VAT i nie korzysta z usług biur rachunkowych lub programów księgowych, może skorzystać z bezpłatnego narzędzia przygotowanego przez Ministerstwo Finansów. Do wysyłania plików JPK_VAT potrzebny będzie certyfikat kwalifikowany lub profil zaufany ePUAP. Podmioty przesyłające dane w formie JPK mogą korzystać z bezpłatnego podpisu potwierdzonego profilem zaufanym ePUAP lub też za pomocą kwalifikowanego podpisu elektronicznego. W drugim przypadku podatnicy muszą liczyć się z wydatkami związanymi z wygenerowaniem takiego podpisu (zakup certyfikatu, czytnika, oprogramowania). Oznacza to, że informacje JPK_VAT nie mogą być podpisane danymi autoryzującymi. Następnie należy pobrać i zainstalować aplikację, która służy do wysyłki plików JPK. Po wysłaniu JPK_VAT podatnik może pobrać formularz UPO_JPK (Urzędowe Poświadczenie Odbioru dla plików JPK), dzięki któremu potwierdzi odbiór pliku oraz sprawdzi status przedłożonego dokumentu. W sytuacji, gdy konieczne jest udowodnienie, że JPK faktycznie zostało wysłane UPO stanowi ochronę potwierdzającą wysyłkę dokumentów.
Obszerna informacja jak utworzyć i wysłać JPK_VAT znajduje się na stronie Ministerstwa Finansów w portalu Podatkowym.
Opracowała Krystyna Laskowska
PZDR Biała Podlaska z/s w Grabanowie